اجعل «نوع العميل» هو «مؤسسة»، وأدخل «اسم الشركة» و«رقم الضريبة» في سجل العميل، ثم احفظ البيانات. تأكد أن الطلب مرتبط بهذا العميل قبل إصدار الفاتورة. تظهر البيانات في «معلومات العميل - Customer Info» داخل الفاتورة، وليست في قسم معلومات نشاطك.

اسم جهة التواصل في سجل العميل قد يختلف عن الاسم المطلوب على فاتورة الشركة. استخدم الحقول المخصصة للمؤسسة، ثم تحقق من الفاتورة نفسها. تحتفظ الفاتورة الصادرة ببيانات المشتري وقت الإصدار؛ تعديل سجل العميل لاحقًا لا يغيّر بيانات تلك الفاتورة.

قبل البدء

ابدأ من «العملاء». جهّز بيانات شركة العميل قبل إصدار الفاتورة أو تسجيل دفعة قد تصدر معها الفاتورة تلقائيًا، ثم افتح طلب العميل.

• استخدم حسابًا لديه صلاحية إدارة بيانات العملاء والوصول إلى الطلب وإصدار الفواتير. جهّز اسم الشركة ورقمها الضريبي وبياناتها الأخرى من العميل.

• جهّز الطلب والدفعات اللازمة قبل الإصدار. إذا طلب ركاز دفع الطلب أولًا، سجّل الدفعة بعد استلامها بالطريقة الصحيحة؛ لا تسجّل مبلغًا لم يُحصّل لمجرد إظهار الفاتورة.

1. اختر نوع العميل «مؤسسة»

افتح «العملاء». أضف «عميل جديد»، أو افتح العميل الموجود واختر «إجراءات» ثم «تعديل». أدخل اسم العميل عند الإضافة، واجعل «نوع العميل» هو «مؤسسة» لإظهار حقول بيانات الشركة.

2. احفظ اسم الشركة ورقمها الضريبي

أدخل اسم الشركة المطلوب على الفاتورة في «اسم الشركة»، ورقمها الضريبي في «رقم الضريبة». أكمل بياناتها الأخرى عند الحاجة، ثم اضغط «حفظ». في المثال، اسم الشركة «شركة المثال للتدريب»، وهو مختلف عن اسم سجل العميل.

3. راجع العميل المرتبط بالطلب

من سجل العميل افتح طلبه، أو استخدم «إنشاء طلب جديد» وأضف البنود ثم احفظ الطلب. تأكد أن «العميل» هو سجل الشركة الصحيح. يظهر المثال العربي أثناء إنشاء الطلب، والهدف أن ترتبط الفاتورة ببيانات المشتري الصحيح.

4. أصدر الفاتورة أو تحقق من صدورها

راجع «آخر فاتورة». إذا لم تصدر، استخدم «إصدار الفاتورة»؛ وبعد إلغاء فاتورة سابقة يظهر «إصدار فاتورة جديدة». إن طلب ركاز تحصيل الدفعة، سجّل ما استلمته فعلًا وتحقق من صدور الفاتورة. إذا ظهر تأكيد الإصدار، راجع الطلب والمبلغ ثم أكد «إصدار الفاتورة». إذا كانت الفاتورة مصدرة، انتقل لفتحها.

5. افتح الفاتورة وتحقق من المشتري

اضغط «طباعة الفاتورة»، أو افتح تبويب «الفواتير» ثم «طباعة» للفاتورة المطلوبة. في معاينة الفاتورة، راجع «معلومات العميل - Customer Info»: يظهر اسم الشركة تحت «Customer Name اسم العميل»، ورقمها تحت «Vat Number الرقم الضريبي». طابقهما قبل الطباعة أو تسليم الفاتورة.

النتيجة

تعرض الفاتورة اسم شركة العميل ورقمها الضريبي في قسم المشتري، ويمكنك التأكد من تطابقهما مع البيانات التي أدخلتها.

ما الفرق بين «اسم العميل» و«اسم الشركة»؟ قد يكون الأول اسم الشخص أو جهة التواصل داخل النظام. في الفاتورة المعروضة، ظهر محتوى «اسم الشركة» تحت «Customer Name اسم العميل». لذلك أدخل اسم الشركة المطلوب على الفاتورة في حقله المخصص.

«رقم الضريبة» يخص المشتري، و«رقم السجل التجاري» حقل آخر مستقل. لا تضع الرقم الضريبي في حقل التواصل الهاتفي أو رقم السجل التجاري. إدخال بيانات الشركة هنا لا يعدّل معلومات نشاطك كبائع.

تظهر أيضًا حقول «رقم المبنى» و«الحي» و«المدينة» و«الرمز البريدي». أدخل بيانات الشركة ذات الصلة، وأكمل الحقول التي يطلبها حسابك. قد تختلف الحقول الإلزامية بحسب إعدادات الفوترة.

قد تصدر الفاتورة أثناء تسجيل الدفع. في مسار الطلب اليدوي المستخدم هنا، كان الطلب بلا فاتورة، وعند تسجيل الدفعة ظهرت فاتورة مصدرة. لهذا جهّز بيانات المشتري قبل الدفع، ثم راجع «آخر فاتورة» قبل محاولة إصدار فاتورة أخرى.

إذا ظهرت رسالة تطلب دفع الطلب قبل إصدار الفاتورة، استخدم «دفع الطلب» لإدخال طريقة الدفع وتاريخه والمبلغ الذي استلمته فعلًا. بعد الحفظ، تحقق مما إذا صدرت الفاتورة تلقائيًا أو بقي زر الإصدار متاحًا.

تغيير اسم الشركة أو رقمها في سجل العميل لا يصحح فاتورة سبق إصدارها. راجع الفاتورة المطلوبة نفسها؛ تحتفظ ببيانات المشتري المسجلة عند إصدارها.

لتصحيح فاتورة صادرة عبر مسار الإلغاء وإعادة الإصدار، حدّث بيانات العميل أولًا، ثم افتح الطلب واضغط «إلغاء الفاتورة»، وحدد السبب وأكد. يوضح ركاز أن الإلغاء ينشئ إشعارًا دائنًا بقيمة الفاتورة. بعده يتاح «إصدار فاتورة جديدة»؛ أصدرها وراجع بيانات المشتري مرة أخرى. نفّذ ذلك ضمن صلاحيات وإجراءات الفوترة المعتمدة في منشأتك.

إلغاء الفاتورة يختلف عن استرجاع الدفعة: عند إلغاء الفاتورة بقيت الدفعة مسجلة على الطلب. راجع تبويب «العمليات» وحالة الدفع؛ لا تفترض أن إنشاء إشعار دائن أعاد المبلغ إلى العميل.

تأكيد الإصدار ينبه إلى أن الفاتورة تقفل تعديل الطلب. راجع العميل والبنود والأسعار قبل التأكيد؛ وإذا كانت للطلب فاتورة مصدرة بالفعل، افتحها أولًا بدل افتراض أن البيانات الجديدة استبدلت القديمة.