نموذج «استرجاع المبالغ» الحالي لا يحوّل مبلغ الخدمة إلى رصيد نقدي في محفظة العميل لاستخدامه في طلب لاحق، ولا يحتوي على مدة صلاحية لهذا الرصيد. «مظهر المحفظة» في برنامج الولاء يخص بطاقة الولاء والأختام؛ ليس إعدادًا لتحويل المال المسترجع إلى رصيد صالح لشهر أو شهرين.

إذا أُلغي موعد وكان المطلوب الاحتفاظ بقيمته للعميل، افصل بين ثلاثة أمور: حالة الحجز، حركة المال في الطلب، والاتفاق على استخدام قيمة في المستقبل. فتح نموذج الاسترجاع أو تعديل شكل بطاقة الولاء لا يحقق الأمر الثالث تلقائيًا. الخطوات التالية تشرح أين تراجع المعلومات دون تنفيذ استرجاع لا تقصده.

قبل البدء

لوحة ركاز ← الطلبات ← الطلب المطلوب. مظهر المحفظة موجود داخل برنامج الولاء.

• افتح المنشأة الصحيحة والطلب المرتبط بالخدمة المقصودة، وتحقق من العميل ورقم الطلب قبل أي إجراء مالي.

• استخدم حسابًا يستطيع عرض الطلب والعمليات وخيارات الاسترجاع. قد تختلف الطرق المتاحة حسب العملية وإعدادات المنشأة.

• في هذا الشرح نراجع الخيارات فقط. لا تحدد خدمة أو طريقة استرجاع ولا تضغط «معالجة الاسترجاع» إذا كان هدفك الاستفسار عن رصيد مستقبلي.

1. راجع الدفعة في الطلب

من «الطلبات»، افتح الطلب الصحيح ثم تبويب «العمليات». راجع «طريقة الدفع» و«تاريخ الدفع» و«المجموع». المثال يعرض دفعة تحويل بنكي قدرها 1,500 ريال. افتح «طلبات الاسترجاع» أيضًا إذا أردت معرفة ما سبق استرجاعه؛ لا تعتبر إجمالي الطلب رصيدًا متاحًا تلقائيًا.

2. افحص طريقة الاسترجاع دون تنفيذها

من «إجراءات» أعلى الطلب، افتح «استرجاع المبالغ» ثم قائمة «طريقة الاسترجاع». اقرأ الخيارات والمبالغ أسفل النموذج. لا توجد هنا خانة لتحويل المبلغ إلى رصيد نقدي أو تحديد صلاحيته. أغلق قائمة الطرق دون اختيار، ثم اضغط «إلغاء» داخل النموذج. اترك «معالجة الاسترجاع» دون ضغط.

3. ميّز محفظة الولاء عن الرصيد النقدي

افتح «أدوات التسويق» ثم «برنامج الولاء» ثم «مظهر المحفظة». تظهر «إعدادات بطاقة المحفظة»؛ في مثال الأختام تجد «لون البطاقة» و«لون النص» والصورة وشكل الختم. هذه إعدادات المظهر، وليست تحويلًا لمبلغ الطلب. راجعها دون تغيير أو حفظ.

النتيجة

تعرف مبلغ الدفعة وطريقة دفعها، وتفهم خيارات الاسترجاع ومظهر بطاقة الولاء، دون رد مبلغ أو إنشاء رصيد أو تغيير البرنامج.

هل أقدر أحدد صلاحية شهر أو شهرين؟ لا يوجد في نموذج الاسترجاع حقل لإنشاء رصيد نقدي بتاريخ انتهاء. كتابة «صالح لشهرين» في سبب الاسترجاع أو ملاحظة لا تنشئ رصيدًا يُخصم عند شراء العميل القادم، ولا تضبط انتهاءه تلقائيًا.

«المبلغ المتبقي للاسترجاع» يخص المبلغ الذي يمكن استرجاعه من هذا الطلب. ليس رصيد محفظة للعميل. في المثال توجد دفعة 1,500 ريال، ولم تُحدد أي خدمة للاسترجاع، لذلك «مبلغ الاسترجاع» صفر؛ لا يعني ذلك إضافة 1,500 ريال إلى حساب قابل للإنفاق.

«طريقة الاسترجاع» تصف كيف سيعاد المال، وليست نوع الرصيد الذي سيحصل عليه العميل. المثال يعرض «كاش» و«تحويل بنكي» وطريقة مخصصة باسم «سلفة». قد تختلف قائمتك؛ الاسم المخصص يصف طريقة مسجلة لدى منشأتك، ولا يكفي لإنشاء محفظة نقدية أو تاريخ انتهاء أو خصم تلقائي من مشتريات لاحقة.

إلغاء الخدمة أو الحجز لا يثبت وحده أن المال عاد للعميل، كما أن وجود دفعة في الطلب لا يعني أنها أصبحت رصيدًا. راجع «العمليات» و«طلبات الاسترجاع» وحالة كل عملية. احتفظ بالتمييز بين الإلغاء، وطلب الاسترجاع، ونجاح معالجة الاسترجاع.

الإشعار الدائن المرتبط بالاسترجاع مستند في سجل الطلب؛ لا تتعامل مع مجرد ظهوره على أنه محفظة يستطيع العميل الدفع منها. وتسمية طريقة دفع «رصيد» لا تغيّر معنى العملية ولا تنشئ سجلًا تلقائيًا لاستخدام المتبقي.

في برنامج الولاء، «مظهر المحفظة» يغير ألوان البطاقة وصورتها وشكل الأختام. المعاينة تعرض بيانات نموذجية وشكل المكافأة. رقم الأختام أو المتبقي للهدية ليس مبلغ الاسترجاع بالريال. لا تعدّل الولاء لتعويض دفعة دون فهم ما تمنحه المكافأة فعليًا.

إذا كان المطلوب اتفاقًا على استخدام القيمة لاحقًا، جهّز رقم الطلب، الخدمة الملغاة، مبلغ الدفعة، ما استُرجع بالفعل إن وجد، القيمة المطلوب الاحتفاظ بها، وتاريخ البداية والنهاية المقصودين. راجع طريقة التعامل مع مسؤول المنشأة ودعم ركاز قبل تسجيل حركة مالية أو الوعد بخصم تلقائي. لا تفترض وجود تحويل آلي أو تنفيذ عبر الدعم لمجرد وصف الحالة.

لا تسجّل «كاش» أو «تحويل بنكي» كاسترجاع مكتمل بينما المقصود إبقاء المال لديكم للعميل؛ يجب أن يصف السجل ما حدث فعلًا. ولا تسجّل دفعة جديدة من العميل لتوثيق مبلغ دفعه سابقًا. إذا احتجت رد المال فعلًا، اتبع مسار الاسترجاع المناسب للدفعة وراجع نتيجته بعد التنفيذ.